Въпроси и Отговори

Общи въпроси


Мога ли да ползвам Депа през телефон или таблет? Да. Направихме Депа бърза и удобна за тези устройства.

Как са защитени данните ми? Постарали сме се да направим всичко за защита на твоите данни. Депа ЕООД е въвело GDPR. Ползваме сървър с високи нива на защита. Сайтът ползва криптирана “https://” връзка.

Имам няколко фирми. Как мога да ползвам Депа? Нужно е да си направиш отделен акаунт за всяка фирма.

Как мога да издавам фактури на английски? В Премиум плана на Депа има възможност да издаваш фактури и кредитни известия на английски.

Как да си сменя данните за вход? От Настройки / Настройки на профила.

Мога ли да експортирам данни от Депа? Да, можеш да направиш това от съответното меню за фактури, клиенти, артикули и документи.

Мога ли да импортирам данни в Депа? Работим по възможността за бързо издаване на счетоводни документи чрез импорт от файл. Скоро тази възможност ще е налична.

Депа интегрира ли се с WooCommerce и Shopify? В момента не. Скоро да. Депа ще може да се връзва с онлайн магазина ти и автоматично да издава фактура при поръчки. Фактурите ще могат да се генерират в чернови, след което ти или твой служител да ги одобрявате. Ще може и директно да се пращат на клиент. Изборът е твой.

Депа има ли отворено API? Да! Депа може да се интегрира с различни други приложения и софтуерни решения.

Фактури и документи


Има ли разлика между електронна и хартиена фактура? Електронната фактура законово е напълно достатъчна и няма нужда да изпращаш фактура на хартия към клиент. Електронна фактура може да изпратиш с линк за споделяне, наличен в самата фактура. Може и да свалиш PDF фактура и да я изпратиш на клиент. Или директно чрез опцията за изпращане по имейл на клиент – тук клиентът ще я получи прикачена като PDF в имейл от теб, ще получи и линк към фактурата. Не е необходимо електронна фактура да се подписва с електронен подпис. Въобще подписът не е задължителен реквизит във фактурите.

Какво е проформа фактура и как издавам такава? Проформа-фактурите не са счетоводен документ. Те се използват в преговорите с контрагенти и данни за плащане. Можеш да разглеждаш проформите като оферти към клиенти. Те съдържат реквизитите на една фактура без да са такава. Чрез depa.bg можеш да издаваш проформи лесно, след което да ги трансформираш в реални фактури.

Издаване на кредитни известия Кредитното известие е средство, чрез което може да бъде намалена сумата по вече издадена фактура. Това може да се случи в различни ситуации, например при корекция на цената, договорена впоследствие с клиента след издаване на фактурата. Кредитно известие може да бъде издадено само към вече издадена фактура.

Как се издава кредитно известие? Отиваш в Списък фактури, от “Действия” избираш опциите и кликваш на “Добави кредитно известие”. Ако фактурата е в чернова, кредитно известие няма да можеш да издадеш по нея.

Как мога да издам дебитно известие? Нямаме такава опция и насърчаваме просто да издадеш допълнителна фактура. В бизнеса сме от 10 г. и до сега нито веднъж не ни се е налагало да издадем ДИ. Никога не сме и получавали.

Как се издава фактура или проформа? Постарали сме се да направим процеса максимално лесен и без нито едно място, на което можеш да се заблудиш. Ако имаш проблеми или неясноти – кажи ни, за да съдействаме.

Как да редактирам готова фактура? А да я анулирам? От Списък фактури / Действие / Промени

Как мои клиенти могат да получават фактурите си? 1. Когато издаваш фактурата, има опция “Запази и изпрати в имейл до клиента”. Ако си въвел имейла на клиента при нейното създаване, ще я получи в имейл от теб – прикачена като PDF, заедно с линк и към уеб версията на фактурата. 2. Когато от списък фактури избереш дадена фактура, горе вдясно на екрана ще видиш опции за сваляне като pdf и за копиране на линк за споделяне на фактурата. Линкът ще се копира и след това може да го споделиш с клиента където ти е удобно: вайбър, имейл, смс и т.н.
3. Когато създаваш нов клиент, може да му дадеш достъп до Депа, където да получава фактури от теб. Това е удобна опция за дългосрочни партньорства. Така Депа става платформа за вашите бизнес отношения.

Клиенти


Как да създам нов клиент? Когато издаваш нова фактура, може направо в нея да въведеш и нов клиент. Друга опция е от списък клиенти чрез бутона “нов клиент”.

Какво представлява профилът на мой клиент? Когато кликнеш на името на клиента в списък клиент ще влезеш в профила на клиента. Там има данни за негови контакти, информация за фактури и други.

Мога ли да дам достъп до Депа на мой клиент? Да. Kогато създаваш клиента може да маркираш опцията “Изпрати данни за вход в Depa”.

Какви способи за плащане мога да посоча във фактурите си? Освен стандартните способи за плащане като банков превод и плащане в брой, Депа ти позволява да поставиш линк за плащане в своите фактури директно към своята сметка в Stripe или PayPal.

Как да изпратя напомняне на клиент за неплатена фактура? От Списък фактури / Действие / Напомняне за плащане

Как да проследявам плащания по документите? В списък фактури може да виждаш кои фактури са напълно платени или да въвеждаш частични плащания по фактури. Ако плащанията са правени с карта чрез Stripe или PayPal – сумите ще се отразяват автоматично в Депа. Ако плащанията са правени по банка, в брой или по друг канал, ти (или твой служител) трябва да въвеждаш тези данни в Депа. От Списък фактури / Действие / Добави плащане може да се добавят плащания и информация за всяко плащане.

Как да добавям пълни или частични плащания по фактури? От Списък фактури / Действие / “Добави плащане” може да се добавят плащания и информация за всяко плащане.

Настройки


Как да добавя и редактирам фирмени банкови сметки? От Настройки / Платежни методи. Просто въведи банковите си данни и те ще се показват във фактурите. Има опция за две банкови сметки, ако имаш нужда от още – само ни пиши.

Как да добавя лого в документите си? От Настройки / Настройки на фирмата

Как да добавя нова номерация / серия на фактури? От Настройки на фактура или като се свържеш с нас за съдействие.

Как мога да добавя различна данъчна ставка? От Нова фактура / Данък